PERSONVERNERKLÆRING FOR KUNDER, LEVERANDØRER M.M. I SMART RETUR GRUPPEN

Når du bruker vår nettside, er i kontakt med oss eller benytter våre tjenester m.m. vil selskaper i Smart Retur Holding AS gruppen behandle personopplysninger om deg.

Dette omfatter følgende selskap:

• Smart Retur AS
• Smart Retur Norge AS
• Smart Work AS
• Smart Retur Danmark AS
• Provipal Aps
• Smart Wash AS
• Smart Retur Sverige AB

Nedenfor finner du nærmere informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

1. Behandlingsansvarlig/kontakt oss

Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger er det enkelte Smart Retur selskap, ved daglig leder. Vi er ansvarlige for å sikre at dine personopplysninger behandles i samsvar med denne personvernerklæringen og gjeldende personvernlovgivning.

Kontaktinformasjon er:

Smart Retur i Norge - Hovedkontor: Fugleåsen 10, 1405 Langhus, Tlf: +47 97567000

Smart Retur i Danmark: Engelsholmsvej 28, Randers, Tlf: +45 40229788

Smart Retur i Sverige: Transportgatan 17, Hisings Backa, Tlf: +46 (0)42-400 40 45

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte Daglig leder/CEO på e-postadresse: post@smartretur.no

2. Hvem behandler vi personopplysninger om

Gjennom levering av våre tjenester og produkter til virksomheter vil vi behandle personopplysninger om:

• Kontaktpersoner hos virksomhetskunder
• Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
• Personer involvert i tjenestene vi leverer
  

3. Hvilke opplysninger samler vi inn, og hva er grunnlaget for dette

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

1. Bruk av våre tjenester. For at vi skal kunne levere våre tjenester til deg er vi avhengig av at du registrerer dine personopplysninger, bl.a. gjennom vår brukerportal. På den måten registrerer og behandler vi opplysninger som f.eks. navn, e-postadresse, lokasjonsadresse, postadresse, telefonnummer som benyttes til å administrere din bedrifts- eller ditt kunde-/leverandørforhold, samt bestilling, levering, fakturering og oppfølging av våre tjenester. Behandlingen av personopplysninger er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle vår avtale med virksomheten du er en del av, jf. GDPR artikkel 6 bokstav b.
   
2. Markedsføring. Vi sender ut nyhetsbrev og annen informasjon til e-posteradresser som er registrert i vår klientdatabase og andre som har samtykket til å motta slik informasjon. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å sende en mail til post@smartretur.no. Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold, vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15 (3). Behandlingen har grunnlag i en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
   I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. Markedsføringsloven § 15 (1) og GDPR artikkel 6 nr.1 bokstav a
   
3. Øvrige henvendelser. Det hender at vi mottar henvendelser fra representanter for virksomheter, samarbeidspartnere eller fra privatpersoner via e-post, telefon eller på annen måte. I forbindelse med slike henvendelser kan vi behandle personopplysninger som navn, telefonnummer, e-postadresse, hva henvendelsen gjelder og annet som oppgis i forbindelse med henvendelsen. Konsekvensene av ikke å oppgi slike personopplysninger er normalt at vi ikke kan behandle og besvare henvendelsen.
   Behandlingen har grunnlag i en interesseavveining etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, hvor vår legitime interesse er å kunne besvare henvendelsen. Dersom henvendelsen resulterer i at det etableres et klientforhold, et leverandør/samarbeidsforhold eller en rekrutteringsprosess, vil personopplysningene bli behandlet i samsvar med informasjonen gitt i henholdsvis punkt 1 eller egen personvernerklæring for rekruttering.
   
4. Rekruttering til nye stillinger hos oss: CV, søknad, attester og referanser. Se egen personvernerklæring vedrørende dette.

Vi vil også kunne behandle personopplysninger til andre formål enn de er innhentet for, såfremt dette ikke er uforenelig med det opprinnelige formålet personopplysningene ble samlet inn for. Dette gjelder f.eks. oppbevaring for bokføringsformål eller bruk av opplysninger til andre lovpålagte formål.

4. Innsamling av personopplysninger

Vi kan samle inn personopplysninger om deg på ulike måter. Først og fremst innhentes personopplysninger direkte fra deg gjennom registrering i vår web-portal eller din henvendelse til oss. Informasjon kan også gis fra din virksomhet eller fra andre. Når det er tillatt etter gjeldende lovgivning, kan vi også innhente opplysninger fra andre kilder som f.eks. offentlige databaser.

5. Utlevering av personopplysninger til tredjeparter

Våre leverandører vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom disse er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandøren opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Vi kan også utlevere personopplysninger til andre selskaper innen Smart Retur konsernet. Grunnlaget for denne behandlingen er vår berettigede interesse i å overføre personopplysninger innen Smart Returkonsernet for interne administrative formål eller for å dele informasjon mellom brukere av vår web baserte kundesystem for samhandling mellom disse aktører.

Vi kan utlevere personopplysninger i andre tilfeller hvor det foreligger tilstrekkelig grunnlag for det, for eksempel i korrespondanse med domstoler, offentlige myndigheter, motparter mv.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn de som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

6. Overføring av personopplysninger til utlandet

Personopplysningene dine kan overføres til utlandet. Smart Retur er i dag etablert i Norge, Sverige og Danmark. Overføring innenfor EU/EØS reguleres av samme personlovgivning.

Som hovedregel overfører vi ikke personopplysninger utenfor EU/EØS. Ved utlevering utenfor EU/EØS vil det inngås egne avtaler basert på EUs standardklausuler for å ivareta personvernet.

7. Lagring av personopplysninger

Vi lagrer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene de er innhentet for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg, eller en tjeneste, slettes når avtalen/tjenesten er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

8. Dine rettigheter

Dine personvernrettigheter:

Informasjon. Du har rett til å be om ytterligere informasjon om hvordan vi behandler personopplysningene om deg.

Innsyn og korrigering. Du har rett til innsyn i personopplysningene vi behandler om deg. Du kan når som helst be om innsyn i personopplysninger som behandles om deg, eller anmode oss om å rette, oppdatere eller endre personopplysningene dine. Jf. artikkel 15 og 16.

Sletting. Du kan be om sletting av opplysninger som ikke vi ikke lenger har grunnlag for å oppbevare. Vær imidlertid oppmerksom på at visse opplysninger er strengt nødvendige for å oppfylle formålene fastsatt i denne personvernerklæringen, og kan også være påkrevd ved lov. Slike personopplysninger kan dermed ikke slettes. Jf. artikkel 17 m.fl.

Trekke ditt samtykke. For det tilfellet at vår behandling av personopplysninger kun skjer basert på ditt samtykke, kan du når som helst trekke ditt samtykke til den aktuelle behandling.

Begrensning. I den grad det følger av gjeldende personopplysningslov har du rett til å begrense behandlingen av opplysninger. Jf. artikkel 18.

Innsigelse. Du kan motsette deg vår bruk av dine opplysninger, jf. artikkel 21.

Dataportabilitet. Du har rett til å be om at dine opplysninger overføres til deg eller til annen virksomhet i et strukturert, allment brukt maskinlesbart format. Jf. artikkel 20.

Ovennevnte forespørsler kan sendes til oss ved å benytte kontaktinformasjonen i punkt 1.

Klage. Dersom du mener det er et problem med måten vi behandler personopplysningene dine på, har du rett til å sende inn en klage til din nasjonale tilsynsmyndighet i EU/EØS. I Norge er Datatilsynet tilsynsmyndighet. www.datatilsynet.no

9. Sikkerhet

Vi tar dine personopplysninger på alvor og har gjennomført nødvendige sikkerhetstiltak

for å beskytte personopplysningene dine fra tap, ødeleggelse, misbruk og uautorisert tilgang eller utlevering. For eksempel begrenser vil tilgangen til personopplysninger til autoriserte ansatte og leverandører som trenger informasjonen i forbindelse med deres arbeidsoppgaver.

Vær oppmerksom på at ingen sikkerhetssystem kan forhindre alle tenkelige sikkerhetsbrudd, selv om vi bestreber å opprettholde nødvendig sikkerhetsnivå for personopplysninger.

10. Cookies (informasjonskapsler)

Når du besøker våre nettsider, lagres enkelte informasjonskapsler på din enhet (mobil, PC e.l.) Informasjonskapsler er små tekstfiler som bla. gjør det mulig å forbedre brukeropplevelsen og analysere bruken av våre nettsider. Vi knytter ikke informasjonskapsler til deg som person. For oss er dette anonyme opplysninger. Opplysninger som behandles er cookie-id, type enhet, type nettleser, IP-adresse anonymiseres. Du samtykker til bruken av informasjonskapsler så lenge du ikke reserverer deg mot dette, bl.a. gjennom din nettleser.

11. Endringer i denne erklæringen

Vi kan fra tid til annen gjøre endringer i denne personerklæringen. Du vil alltid finne oppdatert versjon av personvernerklæringen på Smart Returs nettside.